フリーランスコンサルタントなら知っておきたい「電子帳簿保存法」とは？

フリーランスコンサルタントの方の中には、電子帳簿保存法について気になっている方も多いのではないでしょうか？2024年1月から「電子取引のデータ保存の義務化」の猶予期間が終わり、すべての法人および個人事業主は必ず対応しなければなりません。当然、フリーランスコンサルタントの方も対応が必要となります。

本記事では、フリーランスコンサルタントの方に向けて、「電子帳簿保存法の概要」「必要な対応」「違反した場合の罰則規定」などについて詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、従来紙で保存することが義務付けられていた帳簿書類を、一定の要件の下で電子的に保存することを認める法律です。この法律は、企業における文書管理の電子化を促進し、ペーパーレス化による効率化と経費削減を目的としています。

電子帳簿保存法に注目が集まっている理由として、2024年1月からの「電子取引のデータ保存が義務化」が背景にあります。

実は、電子帳簿保存法自体は1998年から施行されています。しかしながら、企業や個人事業主における文書管理の電子化はなかなか進みませんでした。そのような状況下、2022年1月に法改正が行われ、事前承認制度の廃止や要件緩和等、電子化を後押しするための法改正が行われました。その法改正の1つが、電子取引のデータ保存の義務化です。これは取引先と電子データでやりとりした書類（メール添付した契約書や請求書のPDFデータなど）を電子的に保存しなければならないとするものです。

この「電子取引のデータ保存の義務化」については、すべての法人および個人事業主に影響のある改正であったため、経過措置として施行から2年間の猶予期間が設けられました。そして、2024年1月に猶予期間が終了し、完全に義務化されました。

電子帳簿保存法の具体的な内容と必要な対応

電子帳簿保存法で具体的に定められている内容は以下の3点です。

#	内容	詳細	対応
❶	電磁的記録による保存	会計ソフト等を利用してオンライン上で作成した帳簿・書類は電子データのまま保存できる	任意
❷	スキャナ保存	紙で作成・受領した請求書などを電子化して保存できる（スキャンやスマホ撮影可能）	任意
❸	電子取引のデータ保存	取引先とオンラインでやり取りした取引関係書類は電子データのまま保存しなければならない	義務

「❶電磁的記録による保存」および「❷スキャナ保存」については対応は任意となっています。

近年、クラウド会計ソフトが普及してきた中で、帳簿や契約書・請求書などをオンライン上で作成・管理する方が増えてきました。また、従来のように紙で帳簿や取引関係書類を保存するには、「スペースの確保が必要」「ファイリングや管理の手間・人件費がかかる」等の課題がありました。

そのような状況や課題の中で、電子帳簿保存法によって「❶電磁的記録による保存」および「❷スキャナ保存」が認められることで、事業者はクラウド会計ソフトで作成した帳簿やスキャン・撮影した取引関係書類を、そのままクラウド会計ソフト上で保存しておけば良いため、コスト削減や業務効率の向上が期待できます。

一方で「❸電子取引のデータ保存」の対応は義務となっています。

つまり、フリーランスコンサルタントがクライアントや案件仲介エージェントとメールやクラウド上等でやり取りする契約書や請求書等については、印刷して紙で保存することは認められていません。電子データでやり取りした場合は、電子データのまま保存する必要があります。

なお、「❶電磁的記録による保存」、「❷スキャナ保存」、「❸電子取引のデータ保存」についてはそれぞれ保管の要件などが定められています。

以下では、それぞれの詳細について説明します。

❶ 電磁的記録による保存

「❶電磁的記録による保存」では、自らがPCなどで作成した国税関係帳簿および国税関係書類を、電子データのまま保存するときの取扱いについて定めています。

国税関係帳簿	自分がコンピュータを使用して作成した帳簿例：仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳
国税関係書類	自分がコンピュータを使用して作成した決算関係書類例：損益計算書、貸借対照表 自分がコンピュータを使用して作成した取引関係書類の写し例：見積書、請求書、納品書、領収書 など

「❶電磁的記録による保存」では、上記の書類を電子データとして保存する際の保存要件が決まっています。

保存要件	国税関係帳簿		国税関係書類
	有料帳簿	その他帳簿
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること	〇	–	–
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること	〇	–	–
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること	〇	–	–
システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること	〇	〇	〇
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと	〇	〇	〇
取引年月日その他日付、取引金額、取引先により検索できること	〇	–	–
日付又は金額の範囲指定により検索できること	〇	–	–
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること	〇	–	–
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしているこ	–	〇	〇

参考：国税庁「電子帳簿保存法 電子帳簿・電子書類関係 パンフレット」

国税関係帳簿の保存要件は、「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」で異なっており、優良な電子帳簿として保存することで65万円の青色申告特別控除が受けられます。

❷ スキャナ保存

「「❷スキャナ保存」においても保存要件が定められており、スキャナ保存を活用する場合は対応する必要があります。

❸ 電子取引のデータ保存

「❸電子取引のデータ保存」でも以下の保存要件に対応する必要があります。

副業でコンサルをしている場合も要対応の可能性

電子帳簿保存法では、副業をしている方のうち、所得を雑所得として申告しており、前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える場合、電子帳簿保存法の対象であるとしています。そのため、副業でコンサルティング案件を請けている方の中で、前々年の収入が300万円を超えている方は、電子データで受領した請求書や領収書については、データ保存を行わなければいけません。

質問：私は、勤務先から支払われている給与のほか、副業として行っている講演・原稿執筆から得ている雑所得を有しています。これらの雑所得を生ずる活動については、相手方等との一切のやりとりを電子メール・ウェブサイト上で行っていますが、法第７条の規定に基づき、その取引情報に係る電子データを保存しなければなりませんか。

国税庁回答：所得税法上、ある年の雑所得を生ずべき業務に係る収入金額について、前々年の金額が 300万円を超える場合には、その業務に関してやりとりした請求書・領収書等（以下「現金預金取引等関係書類」といいます。）を保存する必要があります。副業として行っている講演・原稿執筆等は、ここでいう雑所得を生ずべき業務に該当することから、その業務に関する現金預金取引等関係書類の保存義務があるため、それを電子データで授受した場合には、法第７条の規定に基づいて当該電子データを保存する必要があります。

国税庁「電子帳簿保存法 電子取引関係 よくある質問」

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則

電子帳簿保存法に違反した場合、以下のようなペナルティを受ける可能性があるため、十分に注意しましょう。

青色申告が取り消される可能性がある

電子帳簿保存法のルールに対応できずに違反などがあった場合、、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告が取り消されると、最大65万円の青色申告特別控除が受けられなくなるなど、税制上のデメリットが生じます。

重加算税10％が課される可能性がある

電子データを削除、改ざんするなどして、本来納めるべき税額より少額の申告・納税をした場合、重加算税10％が追加で課されます。

100万円以下の罰金が課される可能性がある

法人の場合、電子帳簿保存法に違反すると、会社法第976条（帳簿等の保存、不正・改ざんの禁止）にも違反している可能性があり、その場合100万円以下の罰金が科される可能性があります。

電子帳簿保存法はいつから義務化されますか？

2022年1月に法改正が行われ、電子取引のデータ保存が義務化されました。「電子取引のデータ保存の義務化」については、すべての法人および個人事業主に影響のある改正であったため、経過措置として施行から2年間の猶予期間が設けられていました。2024年1月に猶予期間が終了し、完全義務化されています。

スマホアプリで決済して、アプリの事業者から利用明細を受領した場合は電子取引に該当しますか？

電子取引に該当するため、利用明細等に係る取引データについて保存する必要があります。